Presentació proposada de Taula de Valoració Documental - GVA.ES
Presentació proposada de Taula de Valoració Documental
Vicepresidència Primera i Conselleria de Cultura i Esport
Què és
Les taules de valoració documental són documents administratius en els quals s'estudien les característiques administratives, jurídiques, fiscals, informatives i històriques dels documents o sèries documentals; es fixen els terminis de transferència als diferents tipus d'arxius, es determina la conservació o eliminació de les sèries documentals, o bé, si escau, la seua conservació en suport diferent del de la seua producció; i, finalment, s'establix el règim d'accessibilitat als documents.
Són objecte de valoració els documents i sèries documentals produïts per les institucions i Administracions públiques valencianes, per les entitats de dret públic amb personalitat jurídica pròpia dependents d'elles, per les persona jurídic-privades vinculades a elles en el capital o la dotació de la qual participen majoritàriament i per les persones privades, físiques o jurídiques, gestores de servicis públics en el relacionat en estos servicis, vinculades a les institucions o Administracions públiques de la Comunitat Valenciana.
- DECRET 189/2005, de 2 de desembre, del Consell de la Generalitat, pel qual es regula la Junta Qualificadora de Documents Administratius i el procediment de valoració, conservació i eliminació del patrimoni documental dels arxius públics.
- Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, d'Arxius
- DECRET 50/2018, de 27 d'abril, del Consell, pel qual es regula la gestió documental, l'organització i el funcionament dels arxius de la Generalitat.
A qui va dirigit
Podran sol·licitar la valoració de les seues sèries totes les institucions i administracions públiques valencianes que tinguen constituïda una comissió de Valoració Documental.
Tindre documentació pública objecte de valoració documental pel seu valor administratiu, econòmic, fiscal o històric.
Documentació que s'ha d'adjuntar a la proposta de valoració:
- Fitxa de la proposta de Valoració documental.
- Proposta de Valoració documental.
- Informe sobre la valoració que s'ha realitzat en la proposta
- Informe sobre l'accés a la documentació
- Informe sobre la vigència administrativa de la documentació
- Informe sobre l'aplicació informàtica (s'aportarà en el cas que la documentació estiga en suport informàtic o siga gestionada de manera electrònica, telemàtica o qualsevol altre mitjà similar)
- Expedient tipus
- Instruments de descripció de la documentació objecte d'estudi (inventaris)
- Dictàmens d'altres comunitats autònomes (opcional)
Com es tramita
L'elaboració de les propostes de les taules de valoració documental es realitzarà per la Comissió de Valoració Documental corresponent, a iniciativa pròpia o a proposta dels òrgans responsables de les sèries documentals, la qual tramitarà l'expedient corresponent.
1.- Els expedients de propostes de les taules de valoració documental inclouran la següent informació:
• Formulari de fitxa de la proposta de valoració.
• Còpia d'un expedient tipus o documentació que s'haja de valorar.
• Informes que hagen elaborat les diferents unitats administratives sobre la proposta de valoració i que justifiquen la conservació permanent o eliminació de la documentació. Així mateix, s'inclouran els informes justificatius del règim d'accés a la documentació.
• Una relació de la normativa general que afecte la sèrie documental en qüestió, així com dels canvis normatius que s'hagen produït al llarg del temps.
• La conformitat del responsable de l'òrgan productor de la documentació o sèrie documental amb la valoració proposada.
2.- Quan el contingut de la sèrie documental afecte competències que tinguen atribuïdes altres organismes públics, s'haurà de comptar amb l'informe preceptiu d'estos.
3.- Una vegada elaborat l'expedient de la proposta de la taula de valoració documental, la Comissió de Valoració Documental realitzarà la proposta de valoració, distingint si la documentació s'ha de conservar permanentment o es pot eliminar totalment o parcialment, i remetrà tota la documentació a la JQDA.
Per a facilitar els treballs de les Comissions de Valoració Documental i la JQDA, l'elaboració de les propostes de les taules de valoració documental haurà d'ajustar-se a les següents normes:
a) S'informaran tan sols les propostes de taules de valoració documental que es referisquen a sèries documentals.
b) Es qualificarà i valorarà tan sols la documentació original, i no les còpies que conserven altres organismes o Administracions públiques. L'òrgan al qual li correspon presentar la proposta serà el que conserve la documentació original. Els òrgans que conserven còpies de la documentació original la podran eliminar quan haja finalitzat la seua utilitat informativa.
c) La valoració de les sèries documentals s'ha de fer d'una forma global, tenint en compte aquells casos en què la pràctica administrativa fa que una mateixa sèrie documental es repetisca en altres òrgans administratius.
d) Les propostes de taules de valoració documental s'han de realitzar de manera clara per a justificar el valor dels documents de les Administracions públiques, amb la finalitat de decidir la seua conservació permanent, el canvi de suport o bé la seua eliminació.
46019 - València/Valencia
Procediments relacionats
Formularis
Sol·licitud
Les propostes de taules de valoració es podran presentar durant tot l'any, i seran incloses en l'orde del dia de la següent reunió que celebre la JCDA tenint en compte el volum de propostes presentades i l'orde d'arribada. En casos extraordinaris degudament justificats, la JQDA podrà examinar les propostes sense tindre en compte l'orde de recepció, i resoldre la proposta en el menor temps possible.
Gratuït
Esmena
Possibilitar l'aportació per via telemàtica de documentació a un expedient obert.
Per a poder aportar documentació mitjançant este tràmit telemàtic s'han de complir el següent requisit:
1.- Haver rebut un requeriment d'esmena de l'òrgan competent, d'esmena o un altre tipus, respecte a l'expedient administratiu obert.
Al·legació / Aportació
Possibilitar l'aportació per via telemàtica de documentació a un expedient obert.
Per a poder aportar documentació mitjançant este tràmit telemàtic s'han de complir el següent requisit:
1.- Existir un expedient obert d'eixes característiques en l'òrgan, al qual la persona interessada vulga voluntàriament (sense haver sigut requerida per a això) aportar més documentació.
Resolució
Els dictàmens de la JQDA s'emetran en el termini màxim de quatre mesos. El termini per a resoldre sobre les propostes de taules de valoració serà d'un any a comptar des de la sol·licitud del dictamen a la JQDA. Transcorregut este termini sense que haja recaigut Resolució, la sol·licitud haurà d'entendre's denegada.
Si el dictamen de la JQDA fora favorable a la proposta de valoració, es remetrà a la Conselleria competent en matèria de cultura per a la seua aprovació definitiva pel conseller corresponent.
Si el dictamen és desfavorable a la proposta de valoració, no podrà presentar-se una altra relativa a la mateixa documentació fins que transcórreguen dos anys des de la comunicació d'este dictamen a l'òrgan proponent. No obstant això, si es modifiquen els criteris arxivístics aplicats en la primera valoració, el centre directiu competent en matèria d'arxius podrà dirigir-se a l'òrgan responsable de la documentació perquè, si ho considera oportú, present una nova proposta sense necessitat que transcórrega el termini citat.
El dictamen de la JQDA té caràcter vinculant, segons establix l'article 11.3 de la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, d'Arxius.
L'eficàcia de la Resolució, quan siga favorable a l'eliminació dels documents, quedarà demorada fins transcorreguts tres mesos des de la seua publicació en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana i condicionada, en tot cas, al fet que durant eixe termini no hi haja constància de la...
46003 - València/Valencia
Preguntes freqüents
Temes relacionats
MATÈRIES
- Administracions
PERFILS
- Administració i altres entitats