Presentació d'expedients d'eliminació documental. - GVA.ES
Presentació d'expedients d'eliminació documental.
Vicepresidència Primera i Conselleria de Cultura i Esport
Què és
S'entén per eliminació la destrucció física dels documents o sèries documentals per l'òrgan responsable de l'arxiu on es troben, emprant qualsevol mètode que garantisca la impossibilitat de reconstrucció dels mateixos i la seua posterior utilització.
La destrucció només es podrà dur a terme quan s'haja aprovat així en la taula de valoració documental corresponent per Resolució de l'òrgan competent.
En cap cas es podrà autoritzar l'eliminació ni es podrà procedir a la destrucció de documents mentres subsistisca el seu valor probatori de drets i obligacions de les persones físiques o jurídiques o no hagen transcorregut els terminis que la legislació vigent establisca per a la seua conservació.
L'Acta de destrucció es presentarà una vegada s'haja dut a terme l'eliminació.
A qui va dirigit
Podran sol·licitar l'eliminació de documentació totes les institucions i administracions públiques valencianes que tinguen documentació vàlida per a eliminar.
Tindre documentació pública objecte d'eliminació.
Documentació que cal presentar:
- Sol·licitud
- Memòria prèvia
- Annex a la memòria prèvia: inventari (inclou la documentació que s'eliminarà i la que es conservarà)
- Acta d'eliminació
- Annex a l'acta d'eliminació: acta complementària (en cas de conservació en suport diferent de l'original)
Com es tramita
L'òrgan responsable de la custòdia de l'administració titular de la documentació és el responsable d'executar les Resolucions que aproven les taules de valoració documental.
Quan la Resolució preveja l'eliminació de documents o sèries documentals, esta es realitzarà en la fase d'arxiu en la qual es trobe la documentació. Per a això, els responsables de la custòdia de la documentació tramitaran el corresponent procediment d'eliminació dels documents o sèries documentals de què es tracte, el qual comprendrà:
a) La memòria de la documentació a eliminar, on es descriga la sèrie documental, les unitats d'instal·lació que es desitgen eliminar i les dates que comprenen.
b) Una còpia de la Resolució d'aprovació de la taula de valoració documental que autoritza l'eliminació de la documentació.
L'expedient d'eliminació, en el cas de la documentació relativa a la Generalitat, es comunicarà a la JQDA, la qual el revisarà en la primera reunió que celebre i formularà les observacions que estime pertinents, comunicant-lo posteriorment als responsables de la custòdia de la documentació en el termini de deu dies perquè es procedisca, si no hi ha cap inconvenient, a la seua eliminació.
L'òrgan responsable dels documents redactarà l'Acta d'eliminació, en la qual acreditarà que s'han complit tots els requisits previstos en l'article 17 del Decret 189/2005, de 2 de desembre, del Consell de la Generalitat, pel qual es regula la Junta Qualificadora de Documents Administratius i el procediment de valoració, conservació i eliminació del patrimoni documental dels arxius públics. En l'Acta haurà de constar el lloc, data i duració dels treballs d'eliminació, procediment utilitzat, persones intervinents i funcionari fedatari de l'operació. L'Acta haurà de firmar-la el responsable de l'òrgan que custodia la documentació i l'arxiver corresponent.
Si la Resolució disposa la conservació dels documents o sèries documentals en suport distint a l'original, abans de procedir a l'eliminació d'este original hauran d'obtindre's còpies autèntiques en suport diferent. En este cas, haurà d'alçar-se una Acta complementària a la prevista en l'apartat 4 d'article 18 del Decret 189/2005, de 2 de desembre, del Consell de la Generalitat, pel qual es regula la Junta Qualificadora de Documents Administratius i el procediment de valoració, conservació i eliminació del patrimoni documental dels arxius públics, i adjuntar-se a l'expedient d'eliminació.
Un duplicat de l'Acta d'eliminació es remetrà a la JQDA en el termini de deu dies següents a la data de les actuacions corresponents.
La JQDA portarà un Registre de totes les Actes d'eliminació documental.
Es conservarà en tot cas un expedient de cada any i un exemplar de cada tipus de formulari que s'utilitze com a mostra de la sèrie documental, que es remetrà a la secretaria de la JQDA juntament amb la proposta d'expedient d'eliminació.
La destrucció de la documentació es podrà realitzar en el mateix arxiu pel personal tècnic o contractar una empresa externa. En el segon cas, serà necessari assegurar-se que l'empresa prendrà les mesures de seguretat oportunes.
La documentació per a destruir haurà d'introduir-se en contenidors perfectament tancats fins al moment de la seua destrucció.
Totes les operacions de selecció i instal·lació de la documentació a destruir, el transport al lloc de destrucció i eliminació física hauran de realitzar-se de manera controlada i per personal identificat i autoritzat per a eixa funció.
46003 - València/Valencia
Procediments relacionats
Sol·licitud
Durant tot l'any
Gratuït
Esmena
Possibilitar l'aportació per via telemàtica de documentació a un expedient obert.
Per a poder aportar documentació mitjançant este tràmit telemàtic s'han de complir el següent requisit:
1.- Haver rebut un requeriment d'esmena de l'òrgan competent, d'esmena o un altre tipus, respecte a l'expedient administratiu obert.
Al·legació / Aportació
Possibilitar l'aportació per via telemàtica de documentació a un expedient obert
Per a poder aportar documentació mitjançant este tràmit telemàtic s'han de complir el següent requisit:
1.- Existir un expedient obert d'eixes característiques en l'òrgan, al qual la persona interessada vulga
voluntàriament (sense haver sigut requerida per a això) aportar més documentació.
Resolució
46003 - València/Valencia
Preguntes freqüents
Temes relacionats
MATÈRIES
- Administracions
PERFILS
- Administració i altres entitats